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电子文件和电子记录管理规定 OK

来源:本站 作者: 时间:2019-01-18 01:25:26 点击:

  电子文件和电子记录管理规定 OK_电子/电路_工程科技_专业资料。乐金华奥斯(无锡)有限公司临海分公司 文件编号:LGHS/BZ02-2016 页次:1 / 5 版本号:A/0 生效日期: 2016-02-01 电子文件管理规定 电子文件管理规定 编制金敏

  乐金华奥斯(无锡)有限公司临海分公司 文件编号:LGHS/BZ02-2016 页次:1 / 5 版本号:A/0 生效日期: 2016-02-01 电子文件管理规定 电子文件管理规定 编制金敏强 审核柳俊镐/John RYU 批准郑明秀/Meangsoo Jung 文件性质 发放日期 乐金华奥斯(无锡)有限公司临海分公司 文件编号:LGHS/BZ02-2016 页次:2 / 5 版本号:A/0 生效日期: 2016-02-01 电子文件管理规定 文件修改控制 序号 修改页码及条款 修改状态 修改人 审核人 批准人 修改日期 乐金华奥斯(无锡)有限公司临海分公司 文件编号:LGHS/BZ02-2016 页次:3 / 5 版本号:A/0 生效日期: 2016-02-01 电子文件管理规定 一.目的:为进一步规范我公司电子文件的归档及管理工作,保障归档的电子文 件安全有效地利用,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规,特制订本暂 行办法。 二.范围:本规定适用于公司所有电子文件的管理 三.电子文件:是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数 字设备阅读、处理,并可在通讯网络上传送的文件。 四.内容: 1. 人 事 行 政 部 对 电 子 文 件 归 档 及 管 理 工 作 实 行 监 督 和 指 导 。 2. 凡 有 保 存 价 值 的 电 子 文 件 , 形 成 部 门 均 必 须 归 档 。 电 子 文 件 的 归 档 范 围 、 保 管期限和密级划分,参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。 3. 电 子 文 件 一 般 应 在 办 理 完 毕 后 , 即 时 向 人 事 行 政 部 传 递 并 归 档 。 4. 电 子 文 件 物 理 归 档 的 基 本 要 求 : 1) 办 理 完 毕 的 电 子 文 件 应 在 三 个 月 内 进 行 物 理 归 档 ; 2) 电 子 文 件 应 按 照 本 单 位 纸 质 文 件 的 分 类 方 案 和 整 理 方 法 进 行 分 类 、 整 理 , 下 载 到 耐久性的载体上,(按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、硬 盘等); 3) 经 过 过 程 中 的 情 况 随 时 记 录 在 相 应 的 文 件 中 ; 4) 专 用 软 件 产 生 的 电 子 文 件 应 转 换 为 通 用 型 电 子 文 件 ; 5) 归 档 的 电 子 文 件 载 体 应 标 明 载 体 编 号 、 类 别 、 密 级 及 保 管 期 限 ; 5. 电 子 文 件 归 档 时 , 《 有 效 文 件 清 单 》 、 机 读 目 录 、 相 关 软 件 、 其 他 说 明 等 应与相对应的电子文件一同归档保存。 6. 电 子 文 件 形 成 部 门 必 须 将 具 有 永 久 和 长 期 保 存 价 值 的 电 子 文 件 制 成 纸 质 文 件 , 与原电子文件的存储载体一同归档,并使两者互联。 7. 电 子 文 件 在 无 纸 化 办 公 过 程 中 , 应 采 取 安 全 措 施 , 保 证 不 会 非 正 常 改 动 。 8. 各 电 子 文 件 形 成 部 门 应 在 运 行 电 子 文 件 处 理 系 统 的 硬 件 环 境 中 设 置 足 够 容 量 , 安全的专用存储器,存放处理完毕应当归档保存的电子文件,以保证归档电子文件 的完整与安全。 9. 归 档 电 子 文 件 移 交 前 , 文 件 形 成 部 门 必 须 认 真 检 测 电 子 文 件 , 并 填 写 《 有 乐金华奥斯(无锡)有限公司临海分公司 文件编号:LGHS/BZ02-2016 页次:4 / 5 版本号:A/0 生效日期: 2016-02-01 电子文件管理规定 件形成部门保存。 10. 电 子 文 件 的 检 验 应 包 括 以 下 项 目 : 1) 载 体 有 无 划 痕 、 是 否 清 洁 等 ; 2) 有 无 病 毒 ; 效文件清单》,清单一式两份,一份随电子文件移交给人事行政部,一份由电子文 3) 核 实 电 子 文 件 的 真 实 性 、 完 整 性 、 有 效 性 及 审 核 手 续 ; 4) 核 实 登 记 表 、 软 件 、 说 明 资 料 等 是 否 齐 全 ; 5) 对 特 殊 格 式 的 电 子 文 件 , 应 核 实 其 相 关 软 件 、 版 本 、 操 作 手 册 等 是 否 完 整 ; 11. 人 事 行 政 部 按 照 检 验 要 求 对 电 子 文 件 逐 一 验 收 , 对 检 验 不 合 格 者 , 应 退 回 形成部门重新制作。 12. 移 交 人 事 政 部 的 电 子 文 件 应 一 式 三 套 , 一 套 封 存 保 管 , 一 套 异 地 封 存 保 管,一套提供利用。 13. 归 档 电 子 文 件 的 保 管 除 应 符 合 纸 质 档 案 的 要 求 外 , 还 应 符 合 下 列 条 件 : 1) 归 档 载 体 应 作 防 写 处 理 , 避 免 擦 、 划 、 触 摸 记 录 涂 层 ; 2) 单 片 载 体 应 装 盒 , 竖 立 存 放 , 且 避 免 挤 压 ; 3) 存 放 时 应 防 磁 、 防 光 、 防 潮 、 防 有 害 气 体 ; 4) 环 境 温 度 控 制 范 围 为 17 ℃ -20 ℃ , 相 对 湿 度 控 制 范 围 为 35%-45% 。 14. 电 子 文 件 归 档 每 满 1 年 对 涉 及 的 电 子 文 件 形 成 部 门 和 设 备 更 新 情 况 进 行 一 次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进 行电子文件的载体转换工作,原载体保留时间不少于 3 年。 15. 行 政 部 保 管 的 电 子 文 件 应 定 期 进 行 检 验 、 转 存 并 将 检 验 结 果 填 入 《 有 效 文 件清单》。 1. 对 磁 性 载 体 每 满 2 年 , 光盘每满 4 年进行一次抽样机读检验, 抽 样 率 不 低 于 20% , 2. 如 发 现 问 题 应 及 时 采 取 恢 复 措 施 ; 2. 磁 性 载 体 上 的 电 子 文 件 , 每 4 年 转 存 一 次 , 原 载 体 同 时 保 留 不 少 于 4 年 。 16. 归 档 电 子 文 件 的 封 存 载 体 不 得 外 借 , 未 经 批 准 , 任 何 部 门 和 个 人 不 得 擅 自 复制电子文件。 17. 利 用 归 档 的 电 子 文 件 , 应 使 用 拷 贝 件 。 对 具 有 保 密 要 求 的 归 档 电 子 文 件 采 乐金华奥斯(无锡)有限公司临海分公司 文件编号:LGHS/BZ02-2016 页次:5 / 5 版本号:A/0 生效日期: 2016-02-01 电子文件管理规定 全措施。 用网络方式提供利用时,应遵守国家有关保密规定,采取身份认证、权限控制等安 18. 归 档 电 子 文 件 的 鉴 定 销 毁 , 参 照 国 家 关 于 档 案 鉴 定 销 毁 的 有 关 规 定 执 行 , 在办理审批手续后实施属于保密范围的归档电子文件的销毁,如存储在不可擦除载 体上应连同存储载体一起销毁。 19. 人 事 行 政 部 应 定 期 对 归 档 电 子 文 件 的 接 收 、 保 管 、 利 用 和 鉴 定 销 毁 情 况 进行统计。 20. 本办法未尽事宜,参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

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